Jak to osiągnąć? To proste – planować każdy dzień. Należy rozpisać wszystko, co się robi, kwadrans po kwadransie. Wówczas wychodzi, ile czasu nam umyka, ile go poświęcamy na rzeczy nieistotne. Warto się sobie poprzyglądać. I pozarządzać sobą w tym czasie, nie czasem.

Mamy rożne temperamenty, osobowości. Są tzw. typy strażackie, ukierunkowane na cel: szybko do brzegu, nie rozwodzą się nad szczegółami, musi się po prostu dziać. Dla improwizatorów planowanie jest passe, ich bardziej stresuje myślenie, co mają zrobić niż działanie. Mamy też administratorów, którzy lubią mieć jasne zasady, nie lubią zmian, lubią rutynowe i powtarzalne zadania, często funkcjonują z myślą „oby tylko się nie posypało”. Ale mamy też klasycznych planistów, którzy już w styczniu wiedzą, gdzie wyjada na wakacje w sierpniu. Każdy będzie musiał znaleźć inne metody, by skutecznie zarządzać sobą w czasie.

Zasada jest taka: powinniśmy starannie planować około 60% swojego czasu. Z ośmiogodzinnego dnia pracy planujemy niecałe pięć godzin – warto wypisać sobie zadania z kategorii tych co na pewno musimy zrobić, powinniśmy zrobić i tych, które chcemy zrobić.

Zarządzanie sobą ma prowadzić do tego, by nie być w chaosie. Ma doprowadzić do poczucia, że masz siebie w jakichś ryzach, że żyjesz tak, jak chcesz. W chaosie dużo tracimy. Warto planować, choćby po to, żeby się  pozbyć złych emocji i stresu potęgowanego przez chaos właśnie.

Każda minuta poświęcona na planowanie dnia daje ci dodatkowe 10 minut na działanie.

Są różne metody zarządzania sobą w czasie. Po pierwsze, lista. Zadania, które są do wykonania w pracy w ciągu danego tygodnia, rozpisuje na kolejne dni, pamiętając, by zaplanować tylko 60% czasu. Lista musi być szczegółowa. Po drugie, muszę określić priorytety. Na ile to zadanie jest ważne i pilne.

Macierz Eisenhowera to jedno z najbardziej popularnych narzędzi zarządzania sobą w czasie. Proste i bardzo skuteczne. Aby je stosować, musimy przemyśleć, co zgodnie z naszymi priorytetami jest dla nas ważne. I podzielić swoje zadania na cztery grupy: ważne i jednocześnie pilne, ważne, ale nie bardzo pilne, pilne, ale nieważne oraz te niepilne i nieważne. Macierz Eisenhowera wchodzi szybko w nawyk. Jak zaczniemy w ten sposób myśleć o swoich planach, zadaniach, po jakimś czasie naturalne staje się, że na szczycie listy zapisujemy to, co rzeczywiście ważne i pilne.

Kolejna ważna sprawa to grupowanie zadań w sekwencje czynności podobnych do siebie. Jeśli człowiek oderwie się od czynności, którą się zajmował, to na powrót do pełnego skupienia na niej potrzebuje ponad 20 minut. Z natury nie jesteśmy multizadaniowi. Mózg woli pracować w sekwencjach nad jednym zadaniem. Można pogrupować zadania w sekwencje dwudziesto- czy trzydziestominutowe. Żeby zacząć tak pracować, trzeba uwolnić się z pułapki myślenia o sobie: że muszę być ciągle dostępna dla wszystkich. Warto zadania pogrupować. Np. ustalić sobie, że odbieram maile trzy razy dziennie: na początku dnia, w południe i na koniec dnia.

Odpoczynek? Patrzenie w ekran nic nie daje (Facebook, maile, różne strony). Aby odetchnąć trzeba oderwać się od biurka, zebrać myśli. To niezwykle potrzebne, żeby się przejść, zresetować. Mózg tego potrzebuje. Nie uda się? Dorośli uczą się przez doświadczenie. Doświadcz, spróbuj.

W planowaniu zawsze najważniejsze jest pytanie o priorytet,  o marzenia, o to, jak chcesz żyć. Np. bycie mamą sprawia, że dla kobiety najważniejsze jest dziecko. Chociaż niektóre mają poczucie, że powinny mocniej pracować, ale też ćwiczyć, bo trzeba być fit mamą. Nie należy ustawiać sobie wewnętrznej presji. Jeśli ci się nie chce i jak masz wolny czas to wolisz czytać, niż ćwiczyć to jest ok. Bo taka jesteś. Ważne, by iść zgodnie ze swoimi potrzebami, a nie innych. W tym pomaga planowanie. Bo jak zaczynasz pracę z kalendarzem, uważniej przyglądasz się sobie, łatwiej oddzielić się od mód, trendów, zachcianek, cudzych pomysłów na twoje życie.

(wywiad z Martą Gil-Budzyńską, psychologiem, trenerką i konsultantką biznesu, Wysokie Obcasy Extra, styczeń 2018)

Kategorie: Kariera praca HR